Benchmarking: tenha melhores práticas de gestão

Benchmarking é uma técnica que consiste em acompanhar processos de organizações concorrentes ou não, que sejam reconhecidas como representantes das melhores práticas administrativas.

É um processo de pesquisa, contínuo e sistemático, para avaliar produtos, serviços e métodos de trabalho, com o propósito de melhoramento organizacional, procurando a superioridade competitiva. Em outras palavras, é a busca pelas melhores práticas que conduzem uma empresa à maximização da performance empresarial.

Benchmarking é um processo de estudo de concorrência, podendo ser uma análise profunda das melhores práticas usadas por empresas de um mesmo setor que o seu e que podem ser replicadas no seu empreendimento. Entre seus benefícios estão a redução de custos, aumento na produtividade e ampliação na margem de lucro.

O que é Benchmarking?

O Benchmarking é uma das mais antigas ferramentas de gestão. Seu propósito é estimular e facilitar as mudanças organizacionais e a melhoria de desempenho das organizações através de um processo de aprendizado. Isto é feito de duas maneiras:

1 – Identificando resultados excelentes, geralmente mensurados através de métricas ou indicadores. Tais resultados servem de estímulo para os esforços de melhoria e dão uma garantia de que, através de esforços inteligentes, tais resultados poderão ser igualados.

2 – Identificando as chamadas melhores práticas que, geralmente com alguma adaptação à cultura e às peculiaridades da organização, podem servir de referência para uma mudança que leve a melhores resultados.

O objetivo principal de se fazer benchmarking é implementar mudanças que levem a melhorias significativas nos produtos e processos da organização e, consequentemente, nos seus resultados. Qualquer organização, pública ou privada, com ou sem fins lucrativos, de qualquer setor ou porte pode utilizar o Benchmarking para entender e melhorar os seus processos.

O benchmarking é uma das formas mais eficazes de se estabelecer metas e tem um efeito motivacional muito grande junto às equipes.

Processo de Benchmarking

O processo de Benchmarking tem, em geral, 5 partes: planejamento, coleta de dados, análise, adaptação e implementação. Mas a metodologia, mais detalhada por CAMP (1998) apresenta as seguintes etapas:

1. Identificar os marcos de referência;

2. Identificar empresas comparativas;

3. Definir método e coletar os dados;

4. Determinar a lacuna de desempenho;

5. Projetar níveis de desempenho futuro;

6. Comunicar descoberta dos marcos de referência e obter aceitação;

7. Estabelecer metas funcionais;

8. Desenvolver plano de ação;

9. Implementar ações específicas e monitorar progresso;

10. Recalibrar marcos de referência.

Como organizar um Benchmarking?

Os métodos para aplicar qualquer um dos exemplos de benchmarking pode variar, pois é interessante adaptá-lo para a realidade da sua empresa. De maneira geral, o processo vai envolver:

Escolher o tema de análise do benchmarking;
Determinar o processo a ser analisado dentro do tema;
Separar as métricas internas que serão analisadas;
Reunir os resultados dessas métricas em um determinado período para comparação;
Comparar e tentar identificar as possíveis causas das diferenças;
Estabelecer metas para melhorar os resultados do processo interno;
Repassar para a equipe os novos objetivos e processos de melhoria;
Colocar em práticas as decisões estabelecidas;
Fazer um novo relatório para analisar os resultados obtidos.

7 exemplos de Benchmarking na prática

O processo de benchmarking pode estar associado a melhoria em diversas áreas da empresa. Veja a seguir os exemplos de benchmarking que podem ocorrer para manter a melhoria contínua.

1- Finanças: Uma área crucial de toda empresa, esse exemplo de benchmarking pode acontecer comparando os indicadores financeiros com o desempenho geral da indústria através de relatórios de provedores de pesquisa de mercado.

2- Marketing: Outro exemplo de benchmarking é quando uma empresa precisa melhorar o nível de satisfação do cliente. Para isso, conta com um consultor de marketing especializado para orientar melhorias de acordo com as tendências mais usadas no setor e pela concorrência.

Aprenda a organizar o processo de marketing e suas etapas dentro da sua empresa. Essa análise também pode ajudar a identificar oportunidades de benchmarking.

3- Atualização de processos: Uma empresa de telemarketing busca aprimorar seus métodos para atender mais clientes, comparando referências de práticas mais usadas no setor atualmente.

4- Prestação de serviços: Uma loja virtual compara seu desempenho em relação ao prazo de entrega com seus principais concorrentes do setor.

5- Desenvolvimento: Uma empresa de mídia faz um exemplo de benchmarking quando compartilha os dados sobre o uso do seu serviço comparado com outras soluções da área.

6- Desempenho e produtividade: Uma empresa deseja implementar ferramentas de automação e busca a orientação de um consultor experiente na área para estudar as perspectivas de aumento da produtividade e o resultado de outras empresas do setor.

7- Práticas governamentais: Países e até mesmo estados podem trocar referências de boas práticas relacionadas a diversas áreas da gestão que podem contribuir para melhorar saúde, transporte, agricultura, etc.

Os exemplos de benchmarking são diversos e muito ricos para fortalecer a melhoria contínua nas empresas.

É importante olhar para fora e estudar o mercado para desenvolver um negócio não só lucrativo, mas que gera oportunidade para os profissionais da equipe se desenvolverem.

Dicas finais

Para colocar tudo o que explicamos acima em prática, você pode seguir algumas etapas:
Estude a sua própria empresa e defina quais processos ou práticas você quer melhorar;
Pergunte a seus clientes quais processos dentro da sua empresa eles consideram que podem ser melhorados;
Você precisa identificar quais deles são cruciais para o sucesso em seu nicho de mercado ou quais você sente que realmente precisa de melhorias;
Defina os tipos de benchmarking que você usará;
Pesquise empresas que possam ter passado pelo mesmo desafio ou que são referência no processo que você deseja aperfeiçoar;
Em casos que envolvem entrevistas ou conversas, seja claro: aborde as pessoas com a sua intenção e o que você busca;
Deixe claro os motivos pelo qual escolheu a empresa;
Invista no networking e diga qual expertise você possui como moeda de troca. Construa relações duradouras, pois você irá precisar de mais de uma conversa;
Obtenha os dados para análise;
Finalmente, compare e analise as informações coletadas.

A partir disso, busque detectar pontos altos e baixos e estabeleça planos de ação para executar as melhorias.

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